W takim przypadku zarządca jest firmą usługową, która świadczy usługi Wspólnocie. Formalnie o wszystkim decyduje zarząd, bo to zarząd reprezentuje Wspólnotę, a zarządca pomaga zarządowi, a nawet wyręcza zarząd w obowiązkach, np. rozlicza wpłaty, organizuje okresowe przeglądy, przeprowadza zebrania roczne i tym podobne. Oznacza to, że władzę we Wspólnocie ma zarząd, to jest w tym przypadku wybrani sąsiedzi, a zarządca spełnia funkcję pomocniczą. W takim przypadku trafniej byłoby nazywać zarządcę administratorem, ponieważ wykonuje on czynności administracyjne za zarząd.
Może. Jeżeli zarząd potrafi samodzielnie zajmować się sprawami Wspólnoty, to nie potrzebuje do pomocy zarządcy (administratora). Jednak są to przypadki bardzo rzadkie, ponieważ zarząd zwykle składa się z osób, które nie są fachowo do tego przygotowane. W tym przypadku właściwe jest podpisanie umowy z dobrym zarządcą, który należycie przejmie i odciąży zarząd od obowiązków.
Wspólnota może oczekiwać należytego wykonywania obowiązków. Jeżeli kolejne interwencje nie odnoszą skutku, Wspólnota powinna zastanowić się nad zmianą dotychczasowego zarządcy. Szczególnie, że ze swoich decyzji nie musi się nikomu tłumaczyć, bo to tylko od niej zależy, komu powierzy usługę zarządzania (administrowania).
Jak już wcześniej wspomniałem, z punktu widzenia prawa zarządca (administrator) jest po prostu firmą, która świadczy usługi na rzecz Wspólnoty. Żeby zmienić zarządcę należy wypowiedzieć umowę o zarządzanie. Wystarczy więc, aby na ręce dotychczasowego zarządcy zostało złożone wypowiedzenie. W dużej wspólnocie, tzn. takiej, w której jest więcej niż 7 mieszkań, wypowiedzenie podpisuje zarząd. We wspólnocie małej, tj. takiej, w której jest do 7 lokali, wypowiedzenie podpisują bezpośrednio właściciele. Okres wypowiedzenia zwykle wynosi od jednego do trzech miesięcy, więc jeżeli wypowiemy umowę dziś, to dotychczasowy zarządca musi pracować jeszcze przez ten czas.
Gdy zmieniamy zarządcę, musi on rozliczyć się z dokumentów. Wtedy niestety zdarza się, że ujawniane są zaniechania, np. wysokie zadłużenie, brak płynności finansowej, brak pełnej dokumentacji lub niepełne księgowanie wpłat. Na przykład niewłaściwe prowadzenie dokumentacji może spowodować, że trudne będzie odzyskanie długu. Można więc powiedzieć, że zmiana zarządcy nie tyle wywołuje problemy, lecz może ujawnić istniejące już problemy, o których właściciele nie mieli pojęcia.
Jeżeli podejrzewamy, że we Wspólnocie są problemy prawne, czas zawsze działa na naszą niekorzyść. Jeżeli np. jeden z sąsiadów od lat nie płaci zobowiązań za mieszkanie, pozostali właściciele w praktyce płacą za niego. Jeżeli zarządca zwleka z windykacją długu bardzo łatwo o przedawnienie, co uniemożliwia pełne odzyskanie należności. Trzeba pamiętać, że dług za opłaty za mieszkanie przedawnia się po 3 latach, więc każda zwłoka jest niekorzystna dla Wspólnoty. Pamiętajmy, że przedstawione wyżej przykłady dotyczą sytuacji typowych. Może jednak zdarzyć się, że w naszej Wspólnocie sposób zarządu uregulowany jest odmiennie. Najlepiej przed podjęciem działań zgłosić się do kompetentnego zarządcy, który podpowie, jak w danej sytuacji zadziałać zgodnie z prawem.