Zarządca ma wyręczać właścicieli lokali w ich obowiązkach. Jeżeli Wspólnotą opiekuje się dobry zarządca, właściciele nie muszą się zajmować rozliczaniem płatności, pamiętaniem o terminach przeglądów, organizowaniem remontów, sprzątaniem, ubezpieczeniem nieruchomości oraz wieloma innymi sprawami. Wszystkie te i wiele innych spraw bierze na siebie zarządca i to on odpowiada za właściwe oraz terminowe ich załatwianie. Rola właścicieli lokali ogranicza się wtedy do corocznego weryfikowania efektów pracy zarządcy.
Dobry zarządca powinien przede wszystkim interesować się sprawami Wspólnoty. Nie chodzi oczywiście o to, żeby każdą czynność wykonywał osobiście, ale o to, aby w pełni znał aktualne problemy i bieżące sprawy.
Problemów, które trapią właścicieli mieszkań jest mnóstwo, a zadaniem dobrego zarządcy jest zapobieganie oraz skuteczna interwencja, gdy już wystąpią. Występujące problemy najczęściej dotyczą trzech sfer: technicznej, prawnej i finansowej. Problemy techniczne występują zwykle w starych budynkach, które nie były od wielu lat remontowane. Przez długie lata miasto nie inwestowało w jego utrzymanie, więc właściciele po wykupieniu lokali są zmuszeni nadrobienia długoletnich zaniedbań. Wówczas zarządca powinien opracować plan remontu i zaproponować źródła finansowania. Może to byś zwiększenie wpłat na fundusz remontowy albo zaciągnięcie kredytu w banku. Trzeba mieć jednak na względzie, że kredyt jest rozwiązaniem stosunkowo drogim. Zdarza się, że koszt odsetek potrafi przekroczyć pożyczoną sumę. Ważne jest dobranie rozwiązania, które będzie najmniej dotkliwe finansowo dla Wspólnoty. Problemy prawne wbrew pozorom zdarzają się bardzo często. Występują na przykład, gdy jeden z sąsiadów bezprawnie zajmie część strychu, wykonuje nielegalne prace w części wspólnej albo nie uiszcza wymaganych opłat. Zdarza się, że to spadkobiercy właściciela zalegają z opłatami. Przykłady można mnożyć, a tu przedstawione stanowią jedynie niewielką ich część. Ważne, aby zarządca wiedział, co w takich przypadkach robić. Zarządca w przypadku sporu jest osobą pierwszego kontaktu, która podejmując się mediacji pomiędzy stronami sporu może doprowadzić do ugodowego rozwiązania sprawy. Z problemami prawnymi bezpośrednio wiążą się problemy finansowe. Jeżeli bowiem niektórzy z właścicieli nie regulują opłat za swoje mieszkania, wtedy inni w praktyce zmuszeni są robić to za nich. Narastające długi mogą spowodować utratę płynności finansowej Wspólnoty, co oznacza, nie ma pieniędzy na zapłatę bieżących faktur. Są to przykłady skrajne, ale niestety zdarza się, że przez dłużników Wspólnota nie jest ubezpieczona, ponieważ nie stać jej na polisą, a zakład energetyczny odcina prąd na klatce schodowej z powodu nieopłaconych rachunków. Dlatego zadaniem zarządcy jest dbanie, żeby skutecznie windykować należne opłaty, ponieważ konsekwencje zaniechania mogą być negatywne dla wszystkich.
To normalne, że boimy się zmian. Nawet jeżeli jesteśmy niezadowoleni z usług, często wolimy niczego nie zmieniać, ponieważ obawiamy się, że może być jeszcze gorzej. Często również nie wierzymy, że zmiana przyniesie pożądane efekty. Trzeba sobie uświadomić, że zadaniem zarządcy jest świadczyć właścicielom mieszkań usługi na jak najwyższym poziomie. Jeżeli czujemy się ignorowani i mamy przeświadczenie, że zarządca nic nie robi, warto poruszyć tę kwestię z sąsiadami. Jeżeli rozmowa z zarządcą nie przyniesie efektów albo jeżeli zaniedbania są zbyt duże, warto pomyśleć nad zmianą.
Najprościej zgłosić się do nowego zarządcy, który przeanalizuje konkretną sytuację, przygotuje wzory dokumentów oraz wskaże, jakie kroki należy dalej podjąć. W większości przypadków zmiana zarządcy jest bardzo prosta i szybka, ale zdarzają się takie przypadki, w których niezbędna jest pomoc osoby wykwalifikowanej. Dotyczy to szczególnie małych Wspólnot, w których skłóceni sąsiedzi potrafią skutecznie blokować jakiekolwiek działania. Najlepiej jednak skontaktować się z nowym zarządcą i uzyskać fachową informację.